Der Weg zum Vortrag

Von Frank Fleury

Rund 4.000 Fachleute aus der Technischen Kommunikation kommen zur tekom-Jahrestagung, hören Vorträge oder nehmen an Workshops teil. Doch kaum jemand weiß, wie viele Arbeitsschritte notwendig sind, um das Tagungsprogramm auf die Beine zu stellen – Zeit, einen Blick hinter die Kulissen zu werfen.

Zwölf Monate vorher: Erste Planung

In der Zeit von Oktober bis November bespricht der Tagungsbeirat, welche Themen und Schwerpunkte bei der Jahrestagung zwölf Monate später berücksichtigt werden sollen. Das Programm unterliegt dabei zwei Gesichtspunkten: Kernthemen der Technischen Kommunikation müssen abgedeckt sein, zum Beispiel Inhaltserstellung, rechtliche und normative Anforderungen, Content Management, Übersetzung oder auch Terminologie.

Die zweite Anforderung ist das Aufgreifen aktueller Entwicklungen und Branchentrends. Der Beirat berücksichtigt dabei eigene Beobachtungen, außerdem Hinweise aus anderen tekom-Gremien wie dem Erweiterten Vorstand, dem Beirat für Normen und dem für den Dokupreis, weiterhin aus Arbeits- und Regionalgruppen und von Mitgliedern. Diskutiert wird, wie sich Themen aus früheren Tagungen entwickelt haben. Gleichzeitig entstehen die Vortragsformate, die durch ihre Vielfalt jedem Thema einen Rahmen geben. Weiterhin beschäftigt sich der Beirat damit, an welche Zielgruppen sich das Programm richtet.

Acht Monate vorher: Call for Papers

In Abstimmung mit dem Tagungsbeirat bereitet die Geschäftsstelle den Call for Papers (CfP) vor, der später im Tagungsportal abrufbar ist: tagungen.tekom.de. Zudem geht Ende Februar bis Anfang März eine Einladung zum CfP per E-Mail an alle Mitglieder und Interessenten, zusätzlich wird er über soziale Netzwerke verbreitet. Der Call for Papers bleibt etwa sechs Wochen von Anfang März bis Mitte April online. Inhaltliche oder technische Fragen beantwortet die Stuttgarter Geschäftsstelle. Tipps für zukünftige Referenten

Mit dem Call for Papers werden die Leser aufgefordert, einen Beitrag zu den festgelegten Themen und Vortragsformaten über das Tagungsportal einzureichen. Jeder darf maximal vier Beiträge liefern. Ausgewählt werden höchstens zwei Beiträge pro Person und vier pro Firma. So bleiben Fairness und Ausgewogenheit gewährleistet. Oft ist die Zahl der Einreichungen insgesamt jedoch so hoch, dass nur ein Beitrag eines Referenten oder eines Unternehmens angenommen werden kann, es sei denn, ein weiterer sticht besonders heraus. Auf der Tagung dann kann der Referent den Vortrag alleine halten oder gemeinsam mit einem Co-Referenten. Wissenswert und werbefrei

Einreichungen haben die besten Chancen, wenn sie folgende vier Kriterien erfüllen:

Wertvoller Inhalt – das gewählte Thema sollte aktuell und relevant sein, die aufgezeigten Lösungen mit seriösen Methoden ermittelt, ein Einzelaspekt klar fokussiert und praxisbezogen dargestellt werden.
Werbefreiheit – die Tagungsteilnehmer reagieren empfindlich auf Vertriebs- oder Selbstdarstellungen. Beiträge, die Personen, Produkte oder Firmenerrungenschaften in den Mittelpunkt stellen, haben geringe Chancen. Besser ist eine kurze Vorstellung mit den wesentlichen Informationen. Der Sachbeitrag und die Wirkung des Referenten zählen, sie sind für die Besucher viel interessanter und aussagekräftiger als jede wohlformulierte Eigendarstellung.
Gut strukturierter Beitrag – wie ist der Beitrag grob strukturiert und welche Methoden kommen zur Anwendung? Nicht jede Einzelheit sollte aufgeführt werden, die Beiräte wollen sich lediglich ein Bild über Aktualität und Güte der Inhalte sowie über die angewandte Vortragsmethode machen. Bei hunderten Einreichungen, die jeder lesen, verstehen und bewerten soll, können zu kurze oder zu lange Gliederungen ein Hindernis sein.
Anregende und korrekt geschriebene Texte – die lange Einreichungsfrist gibt die Möglichkeit, Beiträge getrennt zu speichern und einzureichen, um den Text korrigieren zu lassen. Dass etwa 80 Prozent der Einreichungen am letzten Tag vor Ablauf der Frist eintreffen, erklärt vielleicht, warum einige Texte den Unmut der Beiräte auf sich ziehen. Ein umständlicher, fehlerhafter oder gar fehlender Text ist schwierig zu verstehen und keine gute Werbung für den Vortrag.

Empfohlene Links: [tekom-Tagung] (http://tagungen.tekom.de/h17/tekom-jahrestagung-2017)

Quelle: Fachzeitschrift ‘technische kommunikation’, Ausgabe 4/2014 (gekürzt)

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